2021.03.17
200% Notionを使い倒す!スワンさんのNotion活用術

200% Notionを使い倒す!スワンさんのNotion活用術

「Notionは、私の第二の脳みそです」こう語るのは、メルペイに2年間デザイナーとして働いた後、現在フリーランスのデザイナーとして活動するスワンさん。タスク管理、読書の記録、SNSの分析...公私問わずあらゆるものをNotion化!彼女のNotion活用術をお届け!

※2021年2月22日、デザイナー特化のキャリア支援サービスReDesignerが開催した『Notion Meetup』よりレポート記事をお届け。ReDesignerコミュニティーにNotionのナレッジを還元するという目的の元、3名の登壇者がNotion活用事例をお話。本記事では、Notionを活用したタスク管理術が話題となったスワンさんのセッションをご紹介します。

+++【プロフィール】スワン....1991年群馬県生まれ。事業デザイナー、スタートアップデザイン顧問。多摩美術大学卒業後、サイバーエージェント、メルカリなど大手IT企業でデザイナーとしてサービス開発に携わりつつ、個人で現在まで数10社以上のスタートアップの事業改善、また組織開発など幅広く顧問として携わる。2020年春に独立し、現在は新規事業の仕込み中。Twitter、noteを中心に実体験と科学的根拠を融合させた情報発信を行う。2021年1月に自身初の著書『あなたの24時間はどこへ消えるのか』を出版。

タスク、服、サブスクをNotionで「管理する」

今日は「私がNotion化していること」をテーマにお話したいと思います。

まず大きく次の3つのカテゴリーに分けられるので、それぞれご紹介したいと思います。

1) 情報を「管理する」
2) 情報を「記録する」
3) 情報を「使い回す」

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まず、一つ目は、情報を「管理する」。

私は「毎日のタスク」「持っている服」「契約中のサブスクリスト」をNotionで管理していて。

実際の画面をお見せしながら、それぞれ詳しくご紹介します。

毎日のタスク管理

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こちらは、先週の私のタスクリストです。すごく生々しいんですけど(笑)

タスク管理の方法は、毎週月曜日に1週間分のタスクを洗い出し、各曜日ごとに割り振っています。

タスクといっても、洗い出すのは仕事だけでなく、プライベートのものも全て含みます。「親にメールを返す」とか「友人○○との予定を決める」とか、私のすべてのタスクが詰まっているので、Notionは「第二の脳みそ」みたいな感じですね。

タスク管理のページはテンプレート化していて、次の週になったら新しく作成して使う。

ちなみに、ちょっとしたTipsで、ページの「アイコン」をその時の気分で毎回変えています。この週は雪だるまマークにしているので、たぶん雪がふったり寒かったから選んだのかと。だいたい週末に1週間を振り返り、何気ない気持ちのログとしてアイコンを選んでいます。

ログがある程度たまって、あとからアイコンを見返すと、ベッドのアイコンだったら、この1週間は休みがちだったんだなとか、炎のアイコンだった時は、やる気があった時だなとか、メンタルのちょっとした記録としても使っています。今週はすごく寒かったなあという思い出を込めて雪だるまをつけてみました。

詳しいタスク管理の方法については、noteにもまとめています。ぜひ気になった方は読んでみてください!

関連記事:note『Notion×Googleカレンダーで叶える、人生を進めるタスク管理術』

服の管理

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じつは自分の持っている服も、Notionで管理しています。

なぜ服!?と思う方もいるかと....私、本当に気を付けないと服を買いまくってしまうクセがあるんです。しかも、買ったのにあんまり着ることがない(笑)…負のサイクルに陥りがちで。

具体的には、次のような項目をNotionに記録しています。

・トップスやボトムスなど「服のカテゴリ」
・色
・ブランド名
・数
・購入した年
・購入した金額
・「季節モノ」か「通年で使えるモノ」か

定期的に見返し、収納スペースの服を入れ替えたり、服にかかっているコストを見える化して「これくらいは妥当だな」と再認識したり。

あとは買い物をする時、スマホでこのページを見ながら、買うべきか…と見極めることもあります。Notionで管理するようになって、20着以内に収まるようになりました。

ちなみに、捨てた服も記録しています。服を買う時に改めて見返すと「この服前に買ったけど、結局着なくて捨てたからやめよう」と思えるんです。こんな感じでムダ遣いも減りましたね。

サブスクの管理

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もうひとつ、契約中のサブスクリプションもNotionで管理しています。

マネーフォワードでも管理していますが、両方を見比べて、どのあたりの支出を削ろうか、増やそうかと検討する。ある種「家計簿」の使い方と言えるかもしれません。

本、SNSの運用、作業ログ...Notionで「記録する」

次は「記録する」ですね。

個人的に思うNotionの強みは、記録したものを階層的に整理できるところ。チームでの活用も、個人での活用も、記録にもNotionがうってつけ。

ここから私の「記録する」を3つ共有します。

読書リスト

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一つ目は私が読んできた本。漫画も実用書も全て記録をとっています。

たとえば、デザイナーの方だと、ビジネス書、専門書など、いろいろな本を読むことが多いと思いますが、「結局、何の本を読んだっけ」と忘れがち。

もともと私も読んだ本のことを忘れてしまうのがちょっとした悩みで…。社会人1年目の時から「読書ログ」は残すようにしていました。もともとはEvernoteだったのですが、Notionを使うようになって、全て移行しています。

年代別にログを残していて「いつ読んだのか」もセットでわかる。すると、当時の悩み、興味関心が見えてきておもしろい。

たとえば、あぁ、この頃は対人関係で悩んでいたんだなとか。転職活動をしていたからキャリアの本を多く買っているなとか。

あとはログを残しておくと「今年は○冊も読んだ!」と達成感が得られるので、おすすめです。

分析・運用

2つ目は、SNSの分析・運用のための「記録する」です。

私の場合、TwitterとYouTubeで発信力を高めたかったので、Twitterのフォロワー数とYouTubeのチャンネル登録者数をKPIとして、その数字の推移を記録しています。

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これは、Twitterのフォロワー数の変化の記録ですね。

2018年くらいから本格的にTwitterに力を入れて、毎月フォロワー数がどのくらい増えたか、具体的にどんなツイートをした時に伸びたのか、すべて記録し、分析していました。

最近だと、YouTubeチャンネルに力を入れていて、動画のネタと実際の再生回数、チャンネル登録者数など記録しています。

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かんたんな記録ですが、残すことで成長実感にもつながり、運用の観点でも振り返りができるきっかけになります。

作業時間のログ

3つ目の「記録する」は、作業時間のログです。

とくにパートナー企業さんとの仕事で、自分の作業時間がどれくらいかかっているのか、記録として残しています。

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こちらの画面は実際のもの。パートナー企業さんにお見せしています。月単位で作業時間の合計を出し、細かい稼働時間は日別に記録する。

たとえば、副業だったり、時給計算で仕事をしたりする時、どのくらいの時間、仕事してたんだっけ?と忘れがち。

作業時間を記録しておけば、月末に提出する請求書の精査も、ここから数字を持ってくれば間違いがありません。いつ、どのくらいの作業を行ったのか、正しく把握するためにNotionを活用しています。

Notionで情報を「使い回す」

さて、いよいよ最後のパートですが、情報を「使い回す」です。

私はとにかく物忘れが激しいタイプで。とくに集中すると、いろんなことが頭の片隅からポイポイと出ていってしまうんです。

旅行に行くときも、なんだかんだ忘れ物があったり、引越しも何すればいいんだっけ?とか。1回調べても、またイチから探したり、調べたり。とても大変じゃないですか?

なので、Notionにはありとあらゆる情報を全て集約して、ある意味「秘書」のような役割として助けてもらう。

そういった情報をリスト化して「使い回す」。

より具体的に、3つの「使い回す」使い方をご紹介します。

持ち物リスト

山登りが趣味で、よく登山にいくのですが、忘れものがないように「持ち物リスト」をNotionにまとめて確認しています。

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着るもの、食事、コンパスやヘッドライドなどの小物など「持ち物リスト」としてまとめておく。こうすることで、ひとつひとつチェックしながら準備を進められるので時間短縮にもつながります。

私はいつもスマホでNotionでこのページを開いて、準備しています。

山登りに限らず、他にも「日帰り旅行」などいろんなバージョンで持ち物リストをつくる。すると物忘れモノもなくなるので、とてもオススメです。

行政などの手続き・申請

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パスポートの申請・更新だったり、住民票や戸籍謄本の取り寄せだったり、行政手続きのやり方をNotionでまとめています。

定期的に必要な場面はやってくるのに、いつも「あれ、どうやるんだっけ?」となって、毎回ググるんですけど、ネットだと情報が新しいものと古いものが混在していて右往左往してしますよね。

なので、一回手続きしたものはNotionにまとめて「自分用Wiki」のようにつかっています。1回まとめると、次からが楽になるのでおすすめです。

仕事選びリスト

副業をされている方、フリーランスの方であれば、仕事を「受ける」か「受けない」か、悩む方多いのではないでしょうか?

私自身もいまフリーランスで、とくに独立したての時は仕事選びに悩みました。そこで、どんな軸や価値観で仕事を選んでいくといいのか、どうしたら自分も相手も幸せな仕事になるのか。一度自分のなかで言語化をして、Notionにまとめました。

今も仕事選びに悩んだときは、いつもこのページに立ち戻るようにしています。

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仕事を受ける「基本の心構え」では、「目先のお金や欲にとらわれない」とか、「犠牲的になりすぎる部分もあるのでまずは自分を大切にしましょう」とか。自分のなかで大事にしたいスタンスを書いています。

あとは、具体的に「チェック項目」も洗い出しています。

私の場合は「緊急性」「熱量」「相性」「妥当性」と4項目で、細かくチェックリストをつくっています。

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自分の中で言語化するのも発見があって楽しく、仕事選びをする上でもブレずに納得いく形で意思決定できて、これもおすすめです

というわけで、私のNotionの使い方ご紹介させていただきました。より良い皆さんのNotionライフのお手伝いになれば嬉しいです。ありがとうございました!


文 = 野村愛


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