2022.09.30
Notion × 議事録を攻略しよう! イチからわかるNotionでの議事録の作り方

Notion × 議事録を攻略しよう! イチからわかるNotionでの議事録の作り方

「議事録を任されたものの、やり方がわからない…」そんなお悩みをNotionで解決! Notion公式アンバサダー、そして書籍『はじめるNotion』著者である、まみぞうさんに「イチからわかるNotionでの議事録の作り方」と題して解説いただきました。

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目次
・はじめに
・まずはコレ!Notionで議事録テンプレートを作ろう
・議事録の格納庫=データベースを作ろう
・最後に

はじめに

こんにちは、Notionアンバサダーの「まみぞう(@mamizo3)」と申します。『はじめるNotion』という書籍の著者でもあります。

今回は、Notion活用入門としてもピッタリな「議事録の取り方」について解説していきます。たとえば、議事録についてこんなお悩みがある方におすすめです。


こんな人におすすめ

・議題/開催日/参加者など、決まった項目名なのに毎回イチから書く…
・議事録フォーマットが決まっておらず、何が正解かわからない…
・会話の文字起こしのようになってしまい、時間がかかる…
・見返したい時、どこで共有したか忘れる…ストックしていない…
・議事録の格納庫がほしい…検索できるとさらにいい…

こんなお悩みを一緒にNotionで解決していきましょう。

さらに後半では、ワンランク上のNotion×議事録の使い方についても解説しています。ぜひ最後までお付き合いください。

まずはコレ!Notionで議事録テンプレートを作ろう

ではさっそく、どうNotionで議事録を取っていくといいか。Notionには、誰でもすぐに始められるように、いくつもの「テンプレート」が用意されています。まずは、このテンプレートの中から「議事録」を複製して使う方法をみてみましょう。

▼「テンプレート」をクリックします。

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▼「議事録」を選択して、「このテンプレートを使用する」をクリックします。

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これで議事録の保存場所ができました。

▼新しく議事録をとる場合は、[+新規]をクリックしてページを追加します。

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▼既存のページをみる場合は、タイトルをクリックすると、ページが開きます。

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次に、毎回誰でも同じフォーマットで議事録が書けるように、データベース用の「テンプレート」をつくってみましょう。

▼データベースの右上の「▼」をクリックして、[+新規テンプレート]をクリックします。

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▼テンプレートによく使う項目を入力します。

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▼ そのテキスト部分に下記のような項目を作成

1.議題(アジェンダ)
2.議事・したこと
3.決定事項
4.次にやること
5.参考資料

※項目名はあくまで例です。自由に作成してみてください。

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▼入力が完了したら、データベース名をクリックします。

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 これで新規ページ上に「議事録テンプレート」を作成することができました。

▼データベースの[+新規]をクリックして、[+議事録テンプレート]をクリックすれば、毎回同じフォーマットが呼び出せます。

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ワンポイントアドバイス
議題(アジェンダ)ですが、各パートの担当者・所要時間を入れておくのもおすすめです。その上で参加者に事前共有しておき、準備しておいてもらえたらベストです。たとえば、議題などに対し、事前にコメントをもらっておくこともできます。

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もし、チームで使用しているようであれば「@メンバー名」でメンションを飛ばしたり、「@日時」で指定の日時にリマインドを飛ばしたりすることもできます。

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こんな使い方もおすすめ!
Notionを使うことのメリットのひとつに「共同編集」があります。なので、たとえば、議事のところで「今日の感想」など、参加者全員に書いてもらってもいいかもしれません。

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「次にやること」で、@で担当者を割り当てたり、日時のリマインドを飛ばしたりすることもできます。そうすることで次回アクションの抜け漏れを防ぐといった使い方も可能です。

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議事録の格納庫=データベースを作ろう

さて、ここまで毎回の議事録を取りやすくするためのテンプレートから複製してつくる方法について見てきました。ここからは議事録を格納しておける格納庫をイチから作ってみましょう。

「空白ページに過去の議事録のリンクを貼っていく」というやり方もありますが、フィルタリングができなかったり、検索性・一覧性に欠けたりします。

そこでおすすめは、データベースを使う方法です。

▼ [+新規ページ]または「+ ページを追加」をクリックします。

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▼「空白ページ」をクリックします。

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▼「;データベース」または「/database」と入力して、「データベース:インライン」を選択します。

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▼ デフォルトで「名前」「タグ」となっている部分を「プロパティ」といいます。いわば、Excelの1行目にいれる項目名やカテゴリーのようなものだと思っていただければ大丈夫です。ここを任意のものに変更していきます。

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このプロパティをつけておくことで、ページを開かなくても、作成日や作成者、参加チームなどの情報がひと目でわかるようになります。まさに索引やデータベースが簡単に作れてしまうわけです。

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今回は議事録なので、次のようなプロパティを用意しておくといいかと思います。


・ミーティング名
・チーム
・プロジェクト
・日付
・作成者
・参加者

▼ そして「ミーティング名」(タイトル)から[開く]を選択

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▼先に紹介したテンプレートを活用して議事録を取ります。

※また、別ページに取った議事録でも、ドラック&ドロップすれば、簡単にこのデータベース上に移動させられるので試してみてください。

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▼こうして「議事録テンプレート」として作っておいた「プロパティ」と「ページ」が反映されたページとなります。

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ワンポイントアドバイス
プロパティの数は必要最低限に絞って、できるだけ少なく運用することがおすすめです。というのも、無暗に増えてしまうと、1チームでしか使わない、一人にしか該当しないものなどが出てきて、煩雑になってしまうためです。たとえば、プロパティの管理者を決めておくなど、シンプルに運用してみましょう。

こんな使い方もおすすめ!
格納先をデータベースにすることの良さとして、おまけ的ではありますが、ぜひビュー設定の変更も試してみましょう。たとえば、チーム別やリスト別でフィルターをかけて表示する、さらに「+」から追加することで「カレンダー」、「タイムライン」、「ボード」などさまざまなビューで表示ができます。ぜひいろいろと試してみてください。

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また、使う人が増えたり、慣れてきたりしたら、管理にも気を配っていきましょう。データベースをロックしたり、特定の人しかプロパティ追加・削除ができないようにしたり、権限付与の管理もできますので、ぜひ試してみてもらえたらと思います。

最後に

今回は「議事録」をテーマにしましたが、突き詰めていくと、

・どうすれば誰もが使いやすい議事録になるか
・誰が、どのプロジェクトに、どう関わっているか
・どのチームが、どんな議事録テンプレートを使うか
・プロパティ追加/削除のルールや権限はどうするか

このようなところまで考えていくと、プロジェクトマネジメントに活きる視点が身につくものでもあります。ぜひ「Notionのマネージャー」になったつもりで挑戦してみるといいかもしれません。

普段、私はエンジニアとして働いているのですが、新人の頃には議事録をよく書いていました。議事録を書くのは、知らないことを知る、仕事やプロジェクトへの理解が深まる、すごく大切な仕事。とはいえ、何度も同じ作業をやり続けるのは非効率です。議事録づくりにしても、マイルールを決め、効率化できるところは効率化する。そのために、Notionはまさにうってつけのツールです。

議事録は、フォーマットがない、ストックされていない、探しづらい…など不便さはありつつも、そこまで改善に重きが置かれず、放置されがちです。だからこそ、ちょっとでも「不便だな」と思ったところは、使い勝手が良くなるように工夫をしてみる。そういった意識を高めつつ、ぜひ楽しみながらNotionを活用していきましょう。

さらに「もっとNotionを使いこなしたい」という方は、2022年7月に出版した『はじめるNotion』もぜひ手に取っていただければと思います。今回の議事録のつくりかたを含め、様々なコツや活用事例について解説しています。

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『はじめるNotion 使いかたを自由にデザインするための、基本、コツ、アイデア』


取材 / 文 = 白石勝也


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