オンラインイベントの始め方、ポイントは？ 女性向けキャリアスクール運営『SHE』の場合

全2本立てでお送りいたします。
【1】 4月1日、フリーランスも参加できる「みんなの入社式」をやろう。新スタートを応援する『SHE』の思い
【2】オンラインイベントの始め方、ポイントは？ 女性向けキャリアスクール運営『SHE』の場合

オンラインイベントのポイント！
・まずはやってみよう
・配信スタジオをつくってみよう
・参加者を巻き込もう
　【1】画面共有を活用する
　【2】参加者の「発信タイム」と「聞くタイム」を切り分ける
　【3】全員参加のコンテンツを盛り込む
　【4】チャットで参加者の声を拾う
・今は新しい正解を探すチャンス

まずはやってみよう｜ワークショップが全て中止！ 試行錯誤が始まった

ー クリエイティブスキルを学べるキャリアスクールを運営している 『SHE』ですが、いつ頃からオンラインでイベントを？

実は、コロナウイルス拡大の影響から、ユーザーのみなさんの安全面を第一優先に考え「オフラインでのコンテンツはしばらくお休みしよう」となりまして。

表参道・銀座の教室で行なっていたイベントを、皆さんのご自宅から受講できる方法はないか？と。困ったぞ…と思いながらも社員のみんなで試行錯誤し、2020年3月からオンラインイベントを開催しはじめました。

最近のオンラインイベントでの様子

配信スタジオをつくってみよう

そのためにまず、社内に配信用の簡易スタジオ『SHElikes STUDIO』を立ち上げました。といっても、社内のMTGルームにカメラやモニターを設置した簡易的なもの。参加者30名以上のキャリアイベントをライブ配信へ切り替えることを決めました。

こうしてスタジオがあると、配信していくためのマインドセットもできますよね。

オフィスの一角に設けられた配信スタジオ「SHElikes STUDIO」

配信に使用しているツールや機材としては、まだあまり凝ったものではなく、「ビデオカメラ」やビデオカメラのデータをPCで読み込めるようにする「キャプチャーボード」など。とにかくスピード優先でやってみようと。ただ正直、まだまだ配信するノウハウが社内に不足している状況なので、タッグを組んでくださるライブ配信パートナー企業様も探している段階です。

参加者を巻き込もう

ー とくにオンラインイベントをするときに大切になることは？

私たちもまだまだ手探りな部分はあるのですが、実際に何度かやってみて感じるのは、基本はリアルなイベント開催と変わらない、ということ。「下準備は確実にしておくこと」がとても大切だと感じています。

ただ、「アジェンダを決めておくこと」は、リアル以上に必要になってくるかもしれません。特に「参加者のみなさんへの呼びかけ」や「リアクションを得るための仕掛け」は用意しておく必要があります。

どうしてもオンラインの場合、オーナーだけが発信者になることが多く、参加者の多くが「聞き手」に徹しやすくなります。一方向的なコミュニケーションになってしまうことも。

それを防ぐために、4つのことを心がけました。

【1】画面共有を活用する
アジェンダを皆さんの画面に写し、「今日の流れ」や「今から何をするのか」、本日のゴールなどをあらかじめ共有することを徹底しています。

【2】参加者の「発信タイム」と「聞くタイム」を切り分ける。
アジェンダの中の各コンテンツに、どういう役割をもたせたいのかを考えました。たとえば、参加者の方に発言していただきたいコンテンツなのか、それともじっくり聞いていただきたい時なのか。特に、参加する側の不安として「今って発言してもいいのかな…？」という気持ちもあると思うんです。そのため、発信いただきたいコンテンツの冒頭では「ぜひ発言をお願いします」といったように、声がけをしました。

【3】全員参加のコンテンツを盛り込む
最近開催をした「＃所属のない入社式」というイベントでは、ぜひ参加者の皆さんの「当事者意識」を醸成したいなと考えていました。そこで冒頭には皆さんの出欠をとることに。また式の最後には「乾杯」と「記念写真を撮影する時間」を設けました。

【4】チャットで参加者の声を拾う
テキスト上でもコミュニケーションが取れないか？と考えました。そこでチャット機能を活用することに。たとえば運営スタッフが、「＃所属のない入社式」のサマリーをリアルタイムで作り、チャットで流したり。定期的に感想やつぶやきを流すことで「発信していいんだ」という空気感を作れないかと考えました。

どうしても対面と比べるとリアクションが見えづらくなってしまう。だからこそ、場の空気を和らげ、盛り上げていくためにファシリテーター以外に「ムード作りに徹するメンバーも数人スタンバイしておく」のもおすすめです。たとえば、参加者とテキストでコミュニケーションをとってもらったり、拍手してくれるようにお願いしておく。そうすることでオンライン上でも場に一体感がでて、イベント自体の熱量が上がると思います。

昨年からはじまった「＃所属のない入社式」もオンラインで開催。「元気がなくなっている方が多い今だからこそ、オンラインでやってみよう、となりました」

今は「新しい正解」を探すチャンス

まだ私たちも試行錯誤中なのですが、今後やってみたいのは、オンライン上でのグループワークです。

たとえば「ブレイクアウトルーム」という機能があるのですが、参加者の皆さんに、小部屋の割り当てができるんです。

これを使えば、「では今から5分、2名組で意見交換してみましょう」「それではチームごとに発表をお願いします」といったリアルの場でやっていたようなグループワークも再現できそうだなと。

Webを使えば、場所や物理的な距離も気にせず、もっと自由なコミュニケーションが取れるはず。まだ誰も正解を持っていない領域でもあるので、「新しい正解」を探していければと考えています。

※『Zoom』利用時の注意点について
「Zoom」を巡り、脆弱性が指摘されています。最新版へのアップデートや、セキュリティ設定の確認をされた上でご利用ください。

■Zoomの最新版へのアップデート
https://zoom.us/download?zcid=1231
現在（4月6日）の最新版はバージョン4.6.9です。 

■セキュリティ設定
・ミーティングID：「自動的に生成」を選択
・ミーティングパスワード：「ミーティングパスワードを必要とする」にチェック

■その他必要に応じて次のオプションを設定
・ホストの前の参加を有効にする：チェックを外す
・入室時に参加者をミュートにする：チェックを外す
・待機室昨日を有効にする：チェックを入れる
※参考引用：Zoom爆撃と予防策についてまとめてみた（2020-04-03）｜https://piyolog.hatenadiary.jp/entry/2020/04/03/154449

取材 / 文 ＝ 平野潤